Insertion automatique d'une phrase

On souhaite pour les personnes pour lesquelles les stages en entreprise n'ont pas encore eut lieu leur indiquer qu'une liste d'entreprise est à leur disposition. Pour cela il faut modifier la source de donnée en rajoutant une colonne intitulée stage et des valeurs « O » pour les personnes ayant déjà effectuées leur stage et « N » pour les autres.

• Ouvrir le fichier source de données

• Cliquer sur l'onglet« Mise en page »

• Repérer le groupe « Mise en page »

• Cliquer sur la commande « Orientation »

• Choisir l'option « Paysage »

Ajouter une colonne à droite du tableau :

• Cliquer dans la dernière colonne du tableau

• Les 2 onglets de gestion des tableaux apparaissent dans le ruban

• Cliquer sur l'onglet « Disposition »

• Repérer le groupe « Lignes et colonnes »

• Cliquer sur la commande « Insérer à droite »

• Le tableau se présente ainsi :

• Dans la première ligne de la nouvelle colonne, saisir « Stage effectué »

• Compléter le tableau de la manière suivante :

• Enregistrer et fermer le fichier

• Ouvrir le fichier « Lupin formation.docx »

• Placer le curseur en début d'énumération :

Dans l'onglet « Publipostage » repérer la zone « Champs d'écritures et d'insertion »

• Cliquer sur la commande « Règles » .

Une liste déroulante apparaît.

• Sélectionner la commande « Si... alors... sinon » .

• La boite de dialogue ci-dessous apparaît :

• Remplir la boîte de dialogue de la manière suivante

• Après avoir saisi le mot « disposition. » appuyer sur la touche entrée pour créer un nouveau paragraphe.

• Appuyer sur le bouton OK

• Le texte se présente ainsi :

On constate que la puce de la première ligne à disparue. Cette dernière apparaîtra quand même lors de la fusion.

• Dans l'onglet « Publipostage » repérer la zone « Aperçu des résultats »

  Cliquer sur la commande « Aperçu des résultats » .

  ATTENTION :

  Ceci ne réalise pas le publipostage mais vous montre ce que va donner votre document lors de la réalisation du publipostage.

  Le document se présente ainsi :

On constate que les champs sont bien remplis et qu'il ne se passe rien dans l'énumération. Ceci est normal car la première personne de la liste possède déjà un stage.

Dans la zone « Aperçu des résultats » cliquer sur le bouton « triangle pointe à droite » pour passer à la personne suivante.

Le texte se présente ainsi :

On constate que la phrase s'est bien insérée mais n'a pas la même mise en forme que les autres lignes. Pour remédier à ce problème nous allons reproduire la bonne mise en forme.

• Sélectionner la dernière ligne de l'énumération

  • Cliquer sur l'onglet « Accueil »

  • Dans la zone « Presse papier » cliquer sur la commande « Reproduire la mise ne forme » (forme de pinceau)

  • Sélectionner tout le texte de l'énumération depuis « une liste » jusqu'à « de stage »

  • Le texte se présente ainsi :

• Cliquer sur l'onglet« Publipostage »

• Cliquer sur le bouton « Terminer et fusionner »

• Le menu déroulant apparaît :

• Sélectionner la commande « Modifier des documents individuels »

• La fenêtre « Fusionner avec un nouveau document » apparaît :

• Sélectionner l'option « Tous » puis cliquer sur le bouton « OK »

• Un nouveau document apparaît. Ce dernier compte 25 pages (25 personnes dans la source de données) et se nomme : « Lettre 2 »

la phrase apparaît correctement insérée et mise en forme pour les personnes qui n'ont pas de stage