Réalisation du courrier

• Dans un nouveau document Word, saisir le texte ci-dessous :

• Enregistrer le document sous le nom : lupin_formation.docx

• Dans un nouveau document Word, saisir le tableau suivant

• Nommer le tableau : Fichier_stagiaires.docx

• Fermer le fichier : Fichier_stagiaires.docx

• Placez-vous dans le document : lupin_formation.docx

• Mettre le document en forme comme ci-dessous :

Pour positionner l'adresse :

• Il faut faire un retrait à gauche de 8 cm. Le but est de faire tenir l'adresse dans la fenêtre de l'enveloppe.

Pour positionner la signature faire le même décalage

Pour mettre les étoiles, utiliser le symbole « multiplier » du pavé numérique.

• Placez-vous dans le document : lupin_formation.docx

  Sélectionner l'étoile située à droite de « le »

• Cliquer sur l'onglet Insertion

• Repérer le groupe Texte du ruban

• Cliquer sur la commande Date et Heure du groupe texte

• La boite de dialogue suivante apparaît :

• Sélectionner la date complète

• Dans le coin en bas à droite de la boîte de dialogue, cocher l'option « mettre à jour automatiquement »

« La date apparaît grisée car c'est un champ automatique qui, à chaque ouverture du document, vérifiera la date du jour et changera automatique la date dans le document »

Pour pouvoir réaliser le publipostage, l'ordinateur à besoin de connaître deux choses :

1. Quel est le courrier à envoyer. (Dans notre cas c'est le document lupin_formation.docx

2. Dans quel fichier se trouve la liste des personnes à qui écrire

• Création de la lettre à envoyer :

  • Placez-vous dans le document : lupin_formation.docx

  • Cliquer sur l'onglet Publipostage

  • Cliquer sur la commande Démarrer la fusion et le publipostage

  • La liste suivante apparaît sous la commande :

Le document lupin_formation.docx étant le courrier (la lettre) à envoyer, sélectionner l'option Lettre

• Sélection des destinataires du courrier :

  • Placez-vous dans la lettre à envoyer : lupin_formation.docx

  • Dans l'onglet Publipostage cliquer sur la commande Sélection des destinataires

  Une liste apparaît. La liste des destinataires existe déjà. Il faut « dire » à l'ordinateur où se situe cette liste, et comment se nomme le fichier qui la contient.

  • Sélectionner la commande Utiliser une liste existante. La boite de dialogue suivante apparaît :

Il faut aller sur le lecteur qui contient la source de donnée (le tableau) et cliquer sur le fichier qui se nomme : Fichier_stagiaires.docx puis sur le bouton OK

Les autres commandes de l'onglet Publipostage se sont déverrouillées.

• Insertion des champs dans le courrier :

  • Placez-vous dans la lettre à envoyer : lupin_formation.docx

  • Sélectionner la première étoile de l'adresse :

  • Dans la zone« Champs d'écriture et d'insertion », cliquer sur la commande « Insérer un champs de fusion ». (Attention par sur la partie haute, sur le texte)

  • La liste des champs disponible apparaît :

  • Le nom des champs est en fait le nom de chacune des colonnes de la source de donnée.

  • Cliquer sur le champ Titre.

  • Celui-ci apparaît à la place de la première étoile.

  • Recommencer la même manipulation en sélectionnant successivement chaque étoile pour obtenir le résultat suivant :

• Placez-vous dans la lettre à envoyer : lupin_formation.docx

• Enregistrer votre document

• Cliquer sur l'onglet« Publipostage »

• Cliquer sur le bouton « Terminer et fusionner »

• Le menu déroulant apparaît :

• Sélectionner la commande « Modifier des documents individuels »

• La fenêtre « Fusionner avec un nouveau document » apparaît :

• Sélectionner l'option « Tous » puis cliquer sur le bouton « OK »

• Un nouveau document apparaît. Ce dernier compte 25 pages (25 personnes dans la source de données) et se nomme : « Lettre 1 »

Ce document est donc le résultat du publipostage. Il faut vérifier les 4 / 5 premières pages si tout est bien en forme puis l'imprimer. Il ne sert à rien de le sauvegarder car on possède la lettre type ( ) et la source de données , ce qui permet de le refaire autant de fois que nécessaire.

Si une modification doit avoir lieu, il faut fermer le document , effectuer la modification dans la lettre type ( ) puis recommencer la fusion.

• Fermer le document